La sala de reuniones es uno de los recursos más demandados y más mal gestionados en los coworkings. Llegás cinco minutos antes de tu reunión y la sala está ocupada, o alguien la reservó y no la usó. La tecnología de booking resuelve ese problema si el espacio la implementa bien.
El estándar: app propia del coworking
Los coworkings más organizados tienen su propia plataforma o app donde podés ver disponibilidad en tiempo real, reservar con anticipación y cancelar si no vas a usar el slot. Este es el sistema más conveniente para el miembro porque está integrado con su membresía y facturación.
Skedda: el software especializado en espacios
Skedda es una plataforma SaaS de gestión de espacios muy usada en coworkings internacionales y cada vez más en Argentina. Tiene calendario visual, reglas de reserva automatizadas (máximo de horas por semana, mínimo de anticipación) y notificaciones. Si tu coworking lo usa, la experiencia de reserva es muy fluida.
Google Calendar integrado
Algunos coworkings más pequeños gestionan las salas con calendarios de Google compartidos. Funciona, pero tiene limitaciones: no previene conflictos en tiempo real y requiere que el staff valide cada reserva. Para un espacio de hasta 3 salas y 20 miembros es suficiente; para más, se vuelve caótico.
Calendly para reuniones con clientes externos
Si recibís clientes en el coworking, Calendly te permite compartir un link donde el cliente elige horario y vos sólo confirmás. No gestiona la sala directamente, pero complementa cualquier sistema interno al eliminar el ping-pong de emails para coordinar horarios.
Lo que deberías preguntar al coworking antes de contratar
- ¿Tienen sistema de reserva online disponible 24/7?
- ¿Las salas están incluidas en el plan o tienen costo adicional?
- ¿Cuánto tiempo de anticipación mínima se necesita para reservar?
- ¿Se puede cancelar sin penalización hasta cuánto antes?
Consultá cómo funciona el sistema de reservas en People Coworking. Leé también coworking y pomodoro para multiplicar el foco durante tus jornadas.
